Kopiere fra Extens til Excel: Personnummer og Summere

Når man tar med seg data (feks. tjenesterader)  fra Extens til Excel, vil tall oppfattes som tekst og fremstå som dato (1.11 blir f.eks. 11 januar). Da må vi endre kollonens lesning av data via noen funksjoner, for å kunne få til å f.eks. summere i regnearket. Slik summerer du:

Forarbeid:

Lim først inn den data’n du tar med deg fra Extens i Excel-arket. Merk deg hvilken kollone du ønsker å summere, og klikk så på angre, slik at innholdet blir borte igjen. Så merker du – klikker i –  kollonen du ønsker å foreta summering i. Deretter gjør du følgende:

> Høyreklikk i den merkede kollonnen > Formater celle
>Tekst >Ctrl V (lim inn) > Søk etter og merk > Erstatt:

Her erstatter du punktum med komma (ved å skrive inn: . og ,)

> Høyreklikk i kollonen > Formater celle > Tall > Summer

Du kan gjøre det samme for å få personnummer til å fremstilles greit – med samme forarbeid:

>Merk kollonne > Formater celle > Spesial > Personnummer

Kopiere innhold i Extens

Når man skal kopiere informasjon fra Extens, f.eks. rader med elever fra R-94 som ikke kan skrives ut med rapportfunksjonen, så kan man merke disse ved å trykke ned Shift – to ganger, før man trekker med seg merkingen og bruker CTRL + C.

Legge på eksamensvakter

Kopiere klasselister fra Extens

Gå først i Extens for å hente lister:
>Register > Elever > F9 Utvalg:
> Basisgrupper: skriv inn: 1*,2*,3* (hvis du f.eks. ønsker alle)

Stå i øverste rute og dra markøren nedover slik at alle blir merket
> Ctrl. + C (kopier)

Åpne Excel:

Stå i ruten øverst til venstre
> Ctrl. + V (lim inn)
Fjern og slett så de kolonnene du ikke trenger, behold (f.eks. Enhet (THVS), Navn, Klasse)
Merk kolonnene du står igjen med slik at de er blå
> Kantlinjer > Alle kantlinjer